W jaki sposób informować o monitoringu wizyjnym?
Monitoring wizyjny jest coraz częściej stosowany w przestrzeni publicznej, szkołach, firmach, ale także w domach jednorodzinnych. Jest to bardzo dobra metoda na zwiększenie bezpieczeństwa ludzi i mienia na danym obszarze.
Należy jednak pamiętać, że monitoring rejestruje obraz a tym samym wizerunek osób znajdujących się w danej chwili na monitorowanym obszarze. Rejestrując wizerunek, czy inne informacje na temat osób, rejestrujemy ich dane osobowe, które są chronione przez prawo.
Dlatego osoby przebywające w obszarze działania monitoringu powinny być poinformowane o tym we właściwy sposób, a nagranie zawierające ich dane osobowe powinno być odpowiednio przechowywane i zabezpieczone, tak aby nie dostało się w niepowołane ręce. Jest to bardzo ważne, a regulują to przepisy zawarte w ustawie o ochronie danych osobowych oraz w RODO.
Kogo i jak informować o monitoringu?
Według obowiązującego prawa osoba zarządzająca monitoringiem na danym terenie powinna poinformować osoby znajdujące się w obszarze monitoringu o tym fakcie oraz o obszarze, jaki obejmuje monitoring. Nie inaczej jest w przypadku pracodawców, którzy stosują monitoring w miejscu pracy. Powinni oni poinformować swoich pracowników o tym, że monitoring działa w danym miejscu.
Według przepisów wynikających z art. 13 RODO pracodawca powinien zawrzeć w informacjach o monitoringu swoją nazwę, adres, obszar oraz cel monitorowania, ewentualnych odbiorców danych, czy też okres przetwarzania danych, co ma to szczególnie ważne znaczenie w przypadku pojawienia się jakichkolwiek roszczeń w związku z monitoringiem.
W przypadku stosowani monitoringu w miejscu pracy wszyscy pracownicy powinni mieć tego świadomość. Pracodawca powinien widocznie i czytelnie oznaczyć miejsca w firmie, które objęte są systemem monitoringu wizyjnego, przy pomocy odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.
Musi on o to zadbać nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu. Odpowiednie poinformowanie pracowników czy też innych ludzi znajdujących się na obszarze objętym monitoringiem wizyjnym, jest bardzo ważne, ponieważ w sytuacji, gdy osobę zarejestrowaną na nagraniu można zidentyfikować, nagranie to jest traktowane jako nośnik zawierający dane osobowe tej osoby i podlega ochronie na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych oraz RODO.
Oznaczenia informujące o monitoringu na danym obszarze najczęściej występują w formie tablicy informacyjnej zawierającej najważniejsze informacje na temat monitoringu oraz osoby lub instytucji, która jest właścicielem monitoringu i odpowiada za przetwarzanie danych osobowych zawartych na nagraniach. Tablice informacyjne powinny być umieszczone na stałe w widocznych i dostępnych dla każdego miejscach, jak najbliżej miejsc objętych monitoringiem. Ich wymiary oraz wielkość tekstu muszą być dobrane odpowiednio do miejsca, w którym się znajdują tak, aby były czytelne i dobrze widoczne.
Dobrym rozwiązaniem jest stosowanie znaków w formie piktogramów, które informują, że w niedalekiej odległości znajduje się obszar monitorowany. To rozwiązanie natomiast nie zastępuje tablic informacyjnych i może być stosowane jedynie jako dodatek do nich. Stosując piktogramy, informacje na tablicach mogą zawierać jedynie informacje na temat celu i obszaru monitoringu oraz osobie lub instytucji zarządzającej tym monitoringiem.
Należy pamiętać, że w przypadku, gdy pracownik żąda od pracodawcy udostępnienia nagrania z monitoringu, na którym został on zarejestrowany, pracodawca powinien wziąć pod uwagę to żądanie. Na podstawie art. 15 ust. 1 RODO, administrator ma obowiązek udostępnić osobie informacje związane z przetwarzaniem jej danych osobowych takie jak:
- cel przetwarzania,
- kategoria danych osobowych,
- kategoria odbiorcy lub odbiorców, którym te dane osobowe zastały lub zostaną ujawnione,
- planowany okres przechowywania danych osobowych,
- inne informacje wskazane w przywołanym przepisie.
Zgodnie z tym zapisem RODO, osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące. Administrator w takiej sytuacji dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych, czyli tym przypadku kopię nagrania z monitoringu wizyjnego. Przed wydaniem nagrania bardzo ważne jest, aby administrator przeprowadził dokładną weryfikację tożsamości danej osoby tak, aby mieć pewność, że nie wydaje danych osobowych osobie nieupoważnionej do ich posiadania.